Sie werden es nicht glauben. Doch selbst im digitalen Zeitalter kommen zum Teil immer noch manuell geführte Fahrtenbücher bei Geschäftsreisen zum Einsatz. In diesem Artikel erfahren Sie unter anderem, welche Vorteile ein elektronisches Fahrtenbuch hat.
Ja, es gab auch eine Zeit vor dem digitalen Zeitalter, in der Dinge ohne digitale Technik funktioniert haben. Dennoch ist das analoge Fahrtenbuch nicht ganz fehlerfrei.
Schauen wir uns das Problemfeld einmal etwas genauer an:
- Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit: Das ständige händische Eintragen von Start, Ziel, Strecke, Kilometerstand etc. ist sehr mühsam und fehleranfällig. Unvollständige oder fehlerhafte Einträge können schnell passieren.
- Buchungschaos durch Zettelwirtschaft: Einzelne Zettel mit handschriftlichen Aufzeichnungen gehen leicht verloren. Am Ende fehlen dann Belege, was zu Diskrepanzen bei den Abrechnungen führt.
- Intransparenz und Kontrollverlust: Ohne digitale Dokumentation sind Übersichten über alle angefallenen Reisekosten nur sehr aufwendig zu erstellen. Der Management-Ebene fehlt dann der Überblick zur Kostenkontrolle.
- Verzögerungen bei der Spesenabrechnung: Die manuelle Zusammenstellung aller Belege für die Reisekostenabrechnung ist sehr zeitintensiv für die Mitarbeiter.
- Risiken bei der Steuerbuchhaltung: Fehlende oder unvollständige Fahrtenbücher können bei Außenprüfungen der Steuerbehörden zu Problemen führen, wenn Ausgaben nicht korrekt dokumentiert sind.
- Keine Analysemöglichkeiten: Die reinen Papierdaten lassen sich nicht systematisch auswerten, um Optimierungspotenziale bei den Reisekosten zu erkennen.
- Geringere Produktivität: Der hohe manuelle Aufwand für die Führung von Fahrtenbuch und Reisekostendokumentation bindet wertvolle Arbeitszeit und Ressourcen.
Wie Sie sehen, gibt es hier einige Fehlerquellen, die auf lange Sicht nicht wenig Geld kosten können. Und wie lässt sich das vermeiden? Die Antwort ist ein elektronisches Fahrtenbuch.
Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?
Ein elektronisches Fahrtenbuch, das etwas auf sich hält, bietet meistens acht Funktionen oder Features: Die zur Auswahl stehenden Features hängen vom Anbieter ab und sind oftmals die Folgenden:
- GPS-Ortung: Via GPS oder dem Mobilfunknetz wird fortlaufend die Position des Fahrzeugs bzw. Smartphones erfasst. So können Start, Route und Ziel der Fahrten automatisch nachverfolgt werden.
- Manuelle Eingaben: Der Nutzer gibt zu Fahrtbeginn typischerweise noch den Reisezweck, die Personenanzahl und ggf. weitere Informationen in der Fahrtenbuch-App ein.
- Fahrzeugintegration: Für eine noch genauere Datenerfassung können elektronische Fahrtenbücher auch mit dem Fahrzeug selbst verbunden werden und Informationen wie Kilometerstand, Tankfüllstände etc. direkt auslesen.
- Dokumentenupload: Quittungen, Rechnungen und andere Belege für die Reisekosten lassen sich per Smartphone-Kamera unkompliziert in der App erfassen und hochladen.
- Cloud-Synchronisation: Alle Fahrtendaten und Dokumente werden verschlüsselt mit einer zentralen Cloud-Plattform synchronisiert und dort abgespeichert.
- Abrechnungsfunktionen: Die Fahrtenbuch-Software bietet Funktionen zur automatischen Berechnung von Reisekosten, Spesen und Reisekostenabrechnungen auf Basis der erfassten Daten.
- Auswertungen und Reporting: Über die Webbrowser-Oberfläche der Plattform lassen sich Analysen zu Reisekostenstatistiken, Außendienstaufkommen etc. durchführen.
- Workflows und Freigaben: Oft integriert sind auch Workflows für z.B. Freigaben und Prüfungen der erfassten Reisedaten und Abrechnungen durch Vorgesetzte.
Moderne elektronische Fahrtenbücher bündeln somit mittels GPS, Smartphone-App und Cloud die Möglichkeiten zur digitalen, papierlosen Erfassung und Verwaltung aller geschäftlichen Mobilität.
Die Vorteile für Geschäftsreisende
Nun haben wir bisher lediglich die Features beleuchtet. Das ist für mittelmäßige Produktbeschreibungen akzeptabel. Doch was bringen die oben genannten Features Geschäftsreisenden und Unternehmen für Vorteile?
- Einfache Handhabung: Fahrtdaten wie Start, Ziel, Strecke und Zweck müssen nicht mehr mühsam von Hand eingetragen werden. Durch GPS-Ortung und Schnittstellen zum Fahrzeug erfolgt die Erfassung weitgehend automatisch oder per Knopfdruck.
- Vermeidung von Fehlerquellen: Falsch- oder Doppeleinträge durch das manuelle Schreiben entfallen. Die digital erfassten Daten sind somit wesentlich zuverlässiger.
- Keine Zettelwirtschaft: Verlorene Aufzeichnungen auf losen Zetteln sind Geschichte. Die Daten werden direkt in der App oder Cloud-Lösung gespeichert.
- Schnellere Spesenabrechnung: Da alle Belege digital vorliegen, lassen sich die Abrechnungsunterlagen für Reisekosten viel effizienter zusammenstellen.
- Einbindung von Buchungssystemen: Durch Anbindung an bspw. Hotelportale, Mietwagenservices etc. können viele Daten automatisch hinterlegt werden.
- Lückenlose Dokumentation: Die elektronischen Logbücher bieten eine revisionssichere Dokumentation sämtlicher Fahrten und Aufenthalte für etwaige Prüfungen und Audits.
- Kostenkontrolle und Analysen: Durch die zentrale digitale Datenhaltung lassen sich Reisekosten bereichsübergreifend auswerten und Einsparungspotenziale leicht identifizieren.
- Mobiler Zugriff: Die Reisedaten sind jederzeit und überall über eine Webanwendung oder mobile App abrufbar.
Damit lässt sich zusammenfassend feststellen, dass die zwei wichtigsten Benefits für Unternehmen, aber auch Mitarbeiter Zeit und Kostenersparnisse sind.
Die 3 Risiken
Alles hat seine zwei Seiten. Beleuchten wir daher auch eine sehr überschaubare Anzahl an Risiken. Im Vergleich zu analogen Fahrtenbüchern sieht das Verhältnis zu den Vorteilen aber deutlich besser aus.
- Die permanente GPS-Ortung und Aufzeichnung aller Fahrtdaten von Mitarbeitern kann als Eingriff in die Privatsphäre empfunden werden.
- Bei unzureichender Absicherung der Software besteht die Gefahr, dass Daten im elektronischen Fahrtenbuch nachträglich manipuliert oder gefälscht werden (das ist analog übrigens noch einfacher).
- Elektronische Fahrtenbücher bringen durch Hard- und Software, Lizenzen, Cloudservices und erforderliche IT-Expertise oft höhere Kosten und Komplexität mit sich.
