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Geschäftsreise Fortbewegungsmittel
Die Wahl des richtigen Fortbewegungsmittels ist mitentscheidend für den Erfolg einer Geschäftsreise, Bild: Rawpixel.com / shutterstock

Geschäftsreisen: Praktische Tipps für die Organisation

In diesem Artikel möchten wir Ihnen weitere nützliche Tipps geben, damit Sie Ihre Geschäftsreisen so angenehm und stressfrei wie möglich gestalten können. Die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg einer Geschäftsreise. Doch welche Praktiken sind sinnvoll und welche nicht? Wir haben für Sie die wichtigsten Aspekte zusammengestellt.

Flugbuchung für eine Geschäftsreise

Buchen Sie Ihren Flug so früh wie möglich

Es ist empfehlenswert, Ihren Flug so früh wie möglich zu buchen, da die Preise in der Regel mit der Zeit steigen. Wenn Sie flexibel sind, können Sie auch versuchen, Billigflüge zu finden. Es gibt viele Websites, auf denen Sie nach Billigflügen suchen können. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie die Bedingungen und Konditionen der jeweiligen Website sorgfältig durchlesen, bevor Sie buchen.

Flexibel mit dem Privatjet reisen

Wenn es einmal schnell gehen muss und Sie kurzfristig per Flugzeug reisen müssen bietet sich die Option an einen Privatjet zu mieten. So bietet beispielsweise der weltweit führende Anbieter AEROAFFAIRES die Möglichkeit innerhalb von zwei Stunden ein Flugzeug zu chartern. Auch wenn Sie Wartezeiten am Gate vermeiden wollen oder müssen bietet sich das mieten eines Flugzeugs an.

Versuchen Sie, Direktflüge zu buchen

Wenn es möglich ist, buchen Sie Direktflüge, anstatt mit Zwischenlandungen. Direktflüge sind in der Regel teurer, aber sie sparen Ihnen viel Zeit und Stress. Wenn Sie jedoch keine Wahl haben und einen Flug mit Zwischenlandung buchen müssen, versuchen Sie, einen Flug mit nur einer Zwischenlandung zu buchen. So vermeiden Sie es, am selben Tag mehrere Flüge zu nehmen und in mehreren Flughäfen umsteigen zu müssen.

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Packen Sie nicht zu viel ein

Versuchen Sie, so wenig wie möglich mitzunehmen. Packen Sie nur die Dinge ein, die Sie unbedingt brauchen. Je mehr Gepäck Sie mit sich herumtragen, desto schwerer wird es für Sie sein, sich zu bewegen und alles unter Kontrolle zu halten. Wenn möglich, verpacken Sie leichte Kleidungsstücke und Schuhe, damit Sie mehr Platz in Ihrem Gepäck haben.

Die richtige Unterkunft auswählen

Zug statt Flug
Mit dem Zug statt dem Flugzeug durch Deutschland reisen, Bild: Denis Belitsky / shutterstock

Ein gutes Hotel sollte sowohl für die Organisation als auch für die Durchführung Ihrer Reise von Bedeutung sein. Wenn Sie auf der Suche nach einem guten Hotel sind, sollten Sie auf verschiedene Aspekte achten. Zunächst sollten Sie darauf achten, ob das Hotel in der Nähe der Orte liegt, an denen Sie Gespräche oder Meetings haben werden. Auch das Angebot an Restaurants und Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe ist wichtig.

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Ausstattung des Hotels. Achten Sie hierbei auf die Anzahl und Qualität der Zimmer, Badezimmer und anderer Räumlichkeiten sowie den Komfort dieser Einrichtungen. Die Auswahl an Annehmlichkeiten, zB Spiele oder Fernsehen in den Zimmern, ist ebenfalls wichtig. Schließlich möchten Sie sich bei Ihrer Reise entspannen und nicht ständig umziehen müssen.

Die Lage des Hotels ist ebenfalls von Bedeutung. Achten Sie hierbei besonders auf die Entfernung zu öffentlichen Verkehrsmitteln und dem Messe- oder Kongresszentrum, falls dies notwendig sein sollte. Auch das Angebot an Parks oder anderen Grünanlagen in der Nähe des Hotels spielt eine Rolle bei der Wahl des richtigen Hotels für Ihre Reise.

Mietwagen

Wenn Sie einen Mietwagen für Ihre Geschäftsreise buchen, sollten Sie sich immer die Frage stellen, ob Sie wirklich ein Auto benötigen. In vielen Fällen ist es nicht notwendig, ein eigenes Fahrzeug zu mieten – es sei denn, Sie planen, viel herumzukommen oder haben besondere Anforderungen an das Fahrzeug (z.B. eine Anhängerkupplung).

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Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Mietwagen zu nehmen, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Informieren Sie sich vorab über die Mietbedingungen und Kosten. Achten Sie insbesondere auf die Kosten für Kilometer, Tank und eventuelle Zusatzfahrer.
  • Reservieren Sie den Wagen so früh wie möglich, um die besten Preise zu erhalten. Vergleichen Sie dabei verschiedene Angebote und bei Bedarf auch verschiedene Autovermieter.
  • Nehmen Sie bei der Abholung des Wagens genau die Zeit, um sich mit dem Fahrzeug vertraut zu machen und alle Funktionen (z.B. Heizung/Klimaanlage) auszuprobieren. Achten Sie darauf, dass alle Schäden am Fahrzeug dokumentiert werden.
  • Bevor Sie losfahren, sollten Sie sich informieren, ob es in dem Land/der Region, in der Sie unterwegs sind, besondere Verkehrsregeln gibt (z.B. Alkoholverbot am Steuer).

Plan B

Niemand mag es, wenn er oder sie auf einer Geschäftsreise ist. Es ist immer ein Stress, um herumzureisen und sich mit neuen Menschen zu treffen. Aber es gibt einen Weg, um diese Erfahrung zu verbessern: den Plan B. Ein Plan B ist eine Notfallstrategie, die Sie entwickeln sollten, bevor Sie auf Ihre nächste Reise gehen. Dieser Plan sollte Ihnen helfen, die bestmögliche Erfahrung auf Ihrer Reise zu machen. Wenn Sie also nicht gerne reisen oder Angst haben, dass etwas schiefgehen könnte, sollten Sie sich vorher Gedanken machen über einen Plan B.